Kostenvoranschlag in der Schweiz: 4 Angaben, die ausgefüllt werden müssen

So wie der Bestellschein und die Rechnung beim Abschluss eines Kaufvertrags über Waren und/oder Dienstleistungen eine entscheidende Rolle spielen, ist der Kostenvoranschlag sowohl in geschäftlicher Hinsicht als auch in der Buchhaltung eines Unternehmens ein zentrales Dokument. Wir beleuchten die vier Felder, die unbedingt enthalten sein müssen, damit dieses Dokument rechtsgültig ist.

Rechtswirksamkeit des Kostenvoranschlags

Pflichtfeld

Der Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das nur unter bestimmten Voraussetzungen erforderlich ist, nämlich:

• Arbeiten und Reparaturen im Wert von mehr als 150 CHF;
• Honorarzuschläge im Gesundheitswesen im Wert von mehr als 70 CHF;
• Umzüge.

Abgesehen von diesen Aktivitäten ist die Ausstellung eines Kostenvoranschlags zwar nicht verpflichtend, hat jedoch zwei wesentliche Vorteile: Zum einen verpflichtet er den Kunden (nach seiner Bestätigung) zur Zahlung der vereinbarten Preise, zum anderen verleiht er dem Dienstleister mehr Glaubwürdigkeit.

Gut zu wissen: Da die Erstellung eines Kostenvoranschlags vor der Leistungserbringung oft als eine Art stillschweigende Vorverpflichtung wahrgenommen wird, steigert sie in der Regel die Konversionsrate bei potenziellen Kunden.

Konkret gilt: Auch wenn die Verpflichtung zur Erstellung eines Kostenvoranschlags nur bestimmte Sonderfälle betrifft, ist es vor allem aus Gründen der Professionalität üblich, dieses Dokument dennoch vorzulegen.

Rechtlicher Charakter

Je nachdem, ob der Kostenvoranschlag verbindlich (Angebot) oder unverbindlich (Kostenvoranschlag) ist, stellen die angegebenen Preise entweder den genauen Preis für die Leistung oder einen Richtpreis dar.

Mit anderen Worten: Ein verbindliches Angebot verpflichtet den Dienstleister, die angegebenen Preise einzuhalten, auch wenn sich die Produktionskosten als höher als erwartet erweisen sollten.

Im Gegensatz dazu liefert ein unverbindlicher Kostenvoranschlag lediglich eine Schätzung des Gesamtbetrags und enthält in manchen Fällen gar keine Preisangaben. Der so angegebene Schätzwert darf jedoch rechtlich gesehen nicht mehr als 10 % unter der tatsächlichen Endabrechnung der Gegenleistung liegen (damit dem Kunden nicht von vornherein ein Preis versprochen wird, der aufgrund einer zu starken Unterschätzung zu attraktiv erscheint).

Hinweis: Die Angabe eines bewusst niedriger als vorgesehenen Preises im Angebot (um den potenziellen Kunden zu überzeugen) ist daher rechtswidrig.

Auch der Dienstleister ist durch den Kostenvoranschlag abgesichert, insbesondere bei Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall.

Unabhängig davon, ob er verbindlich ist oder nicht, wird der Kostenvoranschlag dem Interessenten in der Regel kostenlos ausgehändigt. Andernfalls muss im Voraus darauf hingewiesen und im Dokument vermerkt werden, dass er kostenpflichtig ist.

Pflichtangaben im Kostenvoranschlag

#1 Angaben zu den Unterzeichnern

Genau wie die Rechnung und der Bestellschein ist auch der Kostenvoranschlag ein Buchhaltungsbeleg, auf dem Name und Anschrift des Dienstleisters angegeben sind. Handelt es sich bei dem Dienstleister um einen Einzelunternehmer, genügen Vor- und Nachname. Bei einer Gesellschaft ist die Firmenbezeichnung anzugeben. 

Die Unternehmensidentifikationsnummer (IDE) muss ebenfalls angegeben werden. Seit 2014 enthält diese die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens in folgender Form: CHE-123.456-789 USt-IdNr.

Ebenso müssen Name und Anschrift des Kunden auf dem Kostenvoranschlag angegeben sein. Handelt es sich um ein Unternehmen, sollten vorzugsweise auch Vor- und Nachname der Person angegeben werden, die zur Auftragserteilung befugt ist.

Schließlich enthält der Kostenvoranschlag das Datum der Gegenleistung. Handelt es sich um eine Dienstleistung und nicht um einen Warenverkauf, empfiehlt es sich in der Regel, die Dauer der Dienstleistung anzugeben.

#2 Bestellbedingungen

In jeder Zeile sind Art, Menge und Preis der jeweiligen Dienstleistung und/oder Ware anzugeben. Dieser Preis muss sowohl ohne Steuern (HT) als auch inklusive Steuern (TTC) angegeben werden.

Der Betrag der Mehrwertsteuer (MwSt.) ist dort ebenfalls angegeben. Zur Erinnerung: In der Schweiz gibt es drei verschiedene Mehrwertsteuersätze:

• den Normalsatz auf 7,7 %;
• der Sondersatz von 3,7 %;
• der auf 2,5 % gesenkte Satz.

Gut zu wissen: Die verschiedenen Anwendungsfälle dieser Sätze finden Sie in unserem Leitfaden zur Schweizer Mehrwertsteuer 2021.

Der Gesamtbetrag, angegeben inklusive Mehrwertsteuer, muss bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag stets mit einem Hinweis wie „Richtpreis“ versehen sein. 

Ungeachtet dieser Angabe muss die Kostenkalkulation des Dienstleisters so genau wie möglich sein, da er mit der Unterzeichnung des Kostenvoranschlags durch den Kunden haftet.

Wenn Sie die genauen Bedürfnisse des Kunden berücksichtigen und die mit der Dienstleistung verbundenen Kosten auflisten, können Sie den im Kostenvoranschlag angegebenen Betrag besser begründen.

Diese Kosten können beispielsweise entstehen durch:

• Rohstoffe;
• der Komponenten;
• der Arbeitskräfte;
• der Logistik.

Um sich vor möglichen Rechtsstreitigkeiten zu schützen, bewahren Sie bitte alle Belege für diese Ausgaben sorgfältig auf.

#3 Verkaufsbedingungen

Neben den Preisbedingungen sind im Kostenvoranschlag auch die Zahlungsbedingungen aufgeführt, insbesondere die vom Dienstleister akzeptierten Zahlungsmittel (Überweisung, Barzahlung, Scheck usw.) sowie die Zahlungsfristen. Letztere können jedoch zwischen den beiden Parteien ausgehandelt werden.

Der Einfachheit halber können die Bankdaten des Dienstleisters (Kontonummer, IBAN usw.) am Ende des Dokuments angegeben werden. Gleiches gilt für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die bei Bedarf als Anhang beigefügt werden können.

#4 Gültigkeit des Kostenvoranschlags

Um aus einem Kostenvoranschlag ein rechtsgültiges Dokument zu machen, müssen mehrere Felder hinzugefügt werden, nämlich:

• seine Referenznummer;
• seine Gültigkeitsdauer;
• das Ausstellungsdatum (optional).

Erst die datierte Unterschrift des Kunden zusammen mit dem Vermerk „Einverstanden“ macht den Kostenvoranschlag zu einem rechtsverbindlichen Handelsvertrag, der für beide Parteien bindend ist.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, achten Sie bitte darauf, dass:

• den Kostenvoranschlag direkt vom Unternehmensleiter oder einer anderen zuständigen Person erstellen lassen und dabei vorhandene Kostenvoranschlagsvorlagen in Excel oder anderen Buchhaltungsprogrammen nutzen;
• festhalten, dass der Kostenvoranschlag tatsächlich vor dem Leistungsdatum erstellt wurde;
• sicherstellen, dass die Bedingungen des Kostenvoranschlags nach der Unterzeichnung und Rücksendung durch den Kunden unverändert bleiben.

Das Angebot trägt sowohl zum Image des Unternehmens bei als auch zur Gewinnung von Kunden und zum Rechtsschutz beider Parteien im Streitfall. Auch wenn die darin angegebenen Preise nicht immer exakt sind, sollten sie dem tatsächlichen Betrag der Leistung so nahe wie möglich kommen.

Im Zusammenhang mit internationalen Gegenleistungen wird diese Annäherung durch die Wechselkursproblematik noch verstärkt: Erfahren Sie, wie Sie einem ausländischen Kunden unter Einhaltung der Vorschriften eine Rechnung stellen.