Schweizer Unternehmen: Wie stellt man einem ausländischen Kunden eine Rechnung aus?
Als verbindliches Buchhaltungsdokument zwischen Kunde und Dienstleister ist die Rechnung sowohl in der Schweiz als auch im Ausland zwingend erforderlich, um jede geschäftliche Transaktion zu bestätigen.
Ob Dienstleistung oder Warenverkauf, Verkauf an eine Privatperson oder an ein anderes Unternehmen – die Rechnung steht im Mittelpunkt der Buchhaltung eines Unternehmens. Während die Rechnungsstellung zwischen zwei Parteien, die sich am selben Ort befinden, relativ einfach ist (da die steuerlichen und buchhalterischen Vorschriften dieselben sind), wie sieht es mit der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden aus?
Rechnungen an ausländische Kunden: Welche Vorschriften sind zu beachten?
Währungsauswahl
Auch wenn der Schweizer Franken auf einer internationalen Rechnung weiterhin seinen Platz hat, muss der Gesamtbetrag in Fremdwährung (sowie die Preise für jede Produkt- und/oder Dienstleistungsposition) zusätzlich angegeben werden.
Um eine korrekte Umrechnung zum aktuellen Wechselkurs zwischen den beiden Währungen zu gewährleisten, können Sie den von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) täglich aktualisierten Tageskurs verwenden.
Sprachauswahl
Das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie für den Kunden verständlich ist. Falls Sie die Sprache Ihres Gesprächspartners nicht beherrschen, ist Englisch immer eine Ausweichmöglichkeit.
Achtung: Stellen Sie jedoch sicher, dass der Kunde die Sprache Shakespeares auch wirklich versteht! In manchen Ländern, wie beispielsweise China, sind zweisprachige Englischsprecher nach wie vor in der Minderheit.
Denken Sie daran, dass die Beherrschung der Sprache Ihrer Kunden als Dienstleister einen Wettbewerbsvorteil darstellt, den Sie nicht unterschätzen sollten.
Je nach Ihren verfügbaren Ressourcen und der Rentabilität, die diese Maßnahme für Ihr Unternehmen mit sich bringen könnte, kann es sinnvoll sein, eine solche Aufgabe auszulagern: Eine einmalige Übersetzung Ihrer Musterrechnung könnte sich langfristig auszahlen und zur Kundenbindung beitragen.
Gut zu wissen: Sollte es zu einer Steuerprüfung kommen, sollten Sie idealerweise zwei Kopien Ihrer Rechnung vorlegen, eine in Englisch oder einer anderen Fremdsprache und eine in Französisch.
Rechnungen an ausländische Kunden: Wie geht man mit der Mehrwertsteuer um?
Befreiung
Da bei internationalen Rechnungen die Mehrwertsteuer (MwSt.) vom Land Ihres Kunden und dessen Steuergesetzgebung bestimmt wird, findet die Schweizer Mehrwertsteuer keine Anwendung, unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstleistung oder einen Warenexport handelt.
Damit Ihre Rechnung gültig ist, muss sie jedoch den Vermerk „Mehrwertsteuerbefreiung“ sowie die Nummer des Gesetzesartikels enthalten, der diese Befreiung rechtfertigt.
Hinweis: In diesem Fall ist in den meisten Fällen Artikel 23 des Mehrwertsteuergesetzes maßgeblich.
Da sich die Vorschriften je nach Land, in dem Ihre Kunden ansässig sind, unterscheiden, kann ein von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zugelassener Ausführer Ihre Fragen zum Export Ihrer Waren oder zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen präzise beantworten.
Sonderfälle
Vorübergehende Ausfuhr
Ein eher ungewöhnlicher Fall betrifft die vorübergehende Ausfuhr von Waren ins Ausland. Da bei dieser Art von Transaktion kein Verkauf zustande kommt (da die Ware anschliessend wieder in die Schweiz zurückgeführt wird), ist die Mehrwertsteuer des Gastlandes ebenso wie die Schweizer Mehrwertsteuer befreit.
Dies gilt insbesondere für die Teilnahme an Messen, Ausstellungen oder Veranstaltungen. Leider sind mit einer solchen Maßnahme zusätzliche Kosten verbunden, nämlich die Kosten für die Beauftragung eines Spediteurs oder für eine spezielle Anfrage an den Spediteur.
Daher übersteigen die durch solche Maßnahmen entstehenden Kosten in der Regel die Mehrwertsteuerkosten.
Gut zu wissen: Durch die Beantragung eines ATA-Carnets im Rahmen einer internationalen Werbekampagne lassen sich diese Kosten vermeiden.
Warenabholung
Eine weitere, wenn auch seltenere Möglichkeit besteht darin, dass ein ausländischer Kunde seine Ware direkt in der Schweiz abholt. In diesem Fall und da die Dienstleistung in der Schweiz erbracht wird, kann die Mehrwertsteuer nicht befreit werden.
Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden: Besondere Hinweise
Abgesehen vom Hinweis auf die Mehrwertsteuerbefreiung sind keine weiteren rechtlichen Angaben erforderlich. Somit entsprechen die Angaben auf einer Rechnung an einen ausländischen Kunden den Pflichtfeldern, die Sie auch auf diesem Buchhaltungsbeleg für den Schweizer Binnenmarkt finden.
Aufgrund der Schwankungen des Wechselkurses zwischen dem Schweizer Franken und anderen Fremdwährungen ist es am besten, den zurücküberwiesenen Betrag letztendlich auf Ihrem Bankkonto als Buchwert in CHF zu belassen.
Mehrwertsteuerbefreiung, keine besonderen Auflagen außer der Sprache Ihrer Kundschaft… Die größte Unsicherheit bei der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden bleibt nach wie vor das Wechselkursrisiko.
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