Bestellformular: 13 Felder, die genau auszufüllen sind

Als eigenständiges Dokument im Bestellprozess zwischen Verkäufer und Käufer (genauso wie der Kostenvoranschlag, der Lieferschein oder die Rechnung) legt die Bestellung die Art der Transaktion fest, und zwar in rechtlich zulässiger Form. Allerdings muss sie ordnungsgemäß ausgefüllt werden!

Bestellformular: Angaben zu den Unterzeichnern

Die Felder auf dem Bestellformular müssen unbedingt eine eindeutige Identifizierung des Dienstleisters ermöglichen.

#1 Firmenname

Zunächst wird also der Firmenname angegeben, dem die Rechtsform vorangestellt ist. Bei einem Einzelunternehmen mit beschränkter Haftung (EIRL) sollten vorzugsweise der Vor- und Nachname des Unternehmers angegeben werden.

#2 Identifikationsnummern und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Die Unternehmensidentifikationsnummer (UID) muss ebenfalls angegeben werden. Diese neunstellige Nummer liefert genaue Angaben nicht nur zur Identität des Unternehmens, sondern auch zu dessen früherer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Beispiel für eine UID-Nummer: CHE-123.456.789 MwSt.

#3 Anschrift des Unternehmens

Die Anschrift des Firmensitzes des Dienstleisters ist ebenfalls anzugeben, wobei gegebenenfalls anzugeben ist, ob das betreffende Unternehmen den Status eines Pächter-Geschäftsführers oder eines Pächter-Beauftragten hat.

#4 Stammkapital

Eines der Pflichtfelder im Bestellformular (BDC) betrifft das Stammkapital. Sollte ein gerichtliches Liquidationsverfahren anhängig sein, muss dies angegeben werden, um gegenüber dem Empfänger vollständige Transparenz zu gewährleisten.

#5 Identität des Kunden

Genau wie der Dienstleister muss auch der Firmenname des Kunden im Bestellformular angegeben werden. Rechtsform, UID-Nummer (falls zutreffend), Anschrift des Unternehmens … Lediglich das Stammkapital muss nicht angegeben werden.

Gut zu wissen: Es wird empfohlen, den Vor- und Nachnamen der natürlichen Person anzugeben, die die Bestellung aufgibt, und sicherzustellen, dass diese dazu befugt ist.

Bestellformular: Bestellmodalitäten

#6 Einstufung von Waren und Dienstleistungen

Das BDC muss die für die Qualifizierung des Auftrags erforderlichen Kriterien klar festlegen, nämlich:

• die Einzelheiten zu den bestellten Produkten und/oder Dienstleistungen;
• die Menge der einzelnen bestellten Produkte und/oder Dienstleistungen.

Gut zu wissen: Bei einer Dienstleistung ist es erforderlich, den Inhalt jeder einzelnen Leistung sowie deren voraussichtliche Dauer genau anzugeben.

#7 Eigenschaften des Befehls

Die Echtheit der Bestellung wird insbesondere durch das genaue Ausstellungsdatum und eine eindeutige Bestellnummer bestätigt. Ebenso muss das Lieferdatum auf dem Lieferschein angegeben sein.

#8 Preisgestaltungsfaktoren

Genauso wie bei jedem Artikel der Stückpreis ohne Steuern (HT) und inklusive aller Steuern (TTC) anzugeben ist, muss bei jeder Produkt- und/oder Dienstleistungszeile im Kostenvoranschlag der Gesamtbetrag ohne Steuern (HT) angegeben werden.

Vor dem Gesamtpreis der Dienstleistung (ohne und inklusive Mehrwertsteuer) muss die Mehrwertsteuer sowohl als Prozentsatz des für die Dienstleistung geltenden Satzes (weitere Informationen finden Sie in den Details zu den Schweizer Mehrwertsteuersätzen für 2021) als auch als Betrag (in Schweizer Franken) angegeben werden.

Bitte beachten Sie: Bei internationalen Transaktionen muss der Gesamtbetrag auch in der Landeswährung des Kunden angegeben werden.

Bestellformular: Verkaufsbedingungen

#9 Bezahlung und Lieferung

Der BDC muss die vom Dienstleister geforderten Zahlungsmodalitäten enthalten, nämlich:

• die Zahlungsart (Kreditkarte, Online-Überweisung, Scheck, Barzahlung …);
• Zahlungsfristen und etwaige Verzugszinsen;
• die fakultative Forderung nach einer Anzahlung.

Ebenfalls aufgeführt sind die Lieferbedingungen, insbesondere (sofern zutreffend) die Kosten (Versandkosten) und Rabatte (versandkostenfrei, ab Werk).

#10 Besondere Bestimmungen

Bestimmte Verträge enthalten besondere Bestimmungen, wie beispielsweise Gewährleistungsbedingungen sowie das Widerrufsrecht. 

Obwohl sich dieses eher an Privatpersonen richtet, gibt es auch Anwendungsfälle im geschäftlichen Bereich.

Auf jeden Fall müssen die Bedingungen für die Anwendung solcher Regelungen verständlich festgelegt werden.

#11 Allgemeine Geschäftsbedingungen

Auch wenn dies nicht verpflichtend ist, besteht die Möglichkeit, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in die Bestellunterlagen aufzunehmen. Ihr Vorhandensein kann übrigens von jedem gewerblichen Kunden verlangt werden.

Die AGB enthalten insbesondere:

• die Stückpreisliste;
• etwaige Preisnachlässe;
• die allgemeinen Zahlungsbedingungen;
• die allgemeinen Widerrufsbedingungen.

Achtung: Das Vorhandensein der AGB setzt voraus, dass diese vom Kunden gelesen und akzeptiert werden. Sie müssen daher klar und gut lesbar sein und werden in der Regel auf der Rückseite des Lieferscheins abgedruckt, wo eine Unterschrift erwartet wird. Es wird außerdem empfohlen, vor dem Hinweis „Ich erkläre, die auf der Rückseite des Lieferscheins aufgeführten AGB zur Kenntnis genommen zu haben und zu akzeptieren“ ein Ankreuzfeld einzufügen.

Bestellformular: Fazit

#12 Unterschrift

Auch wenn das Bestellformular kein zwingend erforderliches Dokument für den Abschluss eines Kaufvertrags ist, stellt seine Unterzeichnung dennoch eine rechtswirksame Verpflichtung beider Parteien dar.

Die Unterschrift des BDC dient somit der Absicherung des Verkaufs durch die Beglaubigung der betreffenden Bestellung und macht diese im Falle eines Handelsstreits zu einem zulässigen Beweisstück.

Gut zu wissen: Im Streitfall kann ein Schlichter hinzugezogen werden, sofern dies im BDC vorgesehen ist.

Mit der Unterschrift verpflichten Sie sich:

• den Kunden, die Rechnung innerhalb der vereinbarten Frist zu begleichen und die Ware abzuholen oder die angegebene Dienstleistung unter Einhaltung der Verkaufsbedingungen in Anspruch zu nehmen;
• den Dienstleister, den Auftrag gemäß den vereinbarten Bedingungen auszuführen.

#13 Vermerk „gelesen und genehmigt“

Die Unterschrift muss stets mit den Vermerken „gelesen und genehmigt“ oder „einverstanden“ versehen sein. Diese dienen als Bestätigung der Zustimmung des Kunden, auch wenn für die Gültigkeit eines Verkaufs kein Bestellschein erforderlich ist.

Achtung: Ein nicht konformer BDC kann für den Absender eine Geldstrafe nach sich ziehen und die Bestellung gefährden!

Bestellformular: bewährte Vorgehensweisen und Sonderfälle

Um gültig zu sein, muss das Bestellformular lesbar und verständlich sein. Die Formatierung des Textes (unterstrichene oder fettgedruckte Passagen) kann dazu beitragen.

Je nach Fall kann die Angabe bestimmter zusätzlicher Angaben vorgeschrieben sein.

Angaben zu den Unterzeichnern, Bestellmodalitäten, Verkaufsbedingungen und Unterschrift: Jeder Abschnitt des Bestellformulars enthält mehrere Felder, die ausgefüllt werden müssen, damit dieses Dokument Rechtskraft erlangt, insbesondere im Falle eines Rechtsstreits.