OPEX und CAPEX: Das Gleichgewicht der Ausgaben im Blick behalten

Tägliche Zahlungen und größere Investitionen sind zwei sich ergänzende Ausgabenposten im Unternehmensalltag, die jedoch unterschiedlich verwaltet werden müssen. OPEX, CAPEX: Für manche kann es eine echte Herausforderung sein, das Gleichgewicht zwischen diesem „Yin und Yang“ des Cash-Managements zu wahren.

Möchten Sie die Herausforderungen dieser beiden Ausgabenposten besser verstehen? Folgen Sie unserem Leitfaden!

OPEX verstehen

Definition

OPEX ist die englische Abkürzung für „Operational Expenditures“ und bezeichnet die Betriebsausgaben, die mit einem Produkt, einem System, aber auch und vor allem mit einem Unternehmen verbunden sind. Die Einführung dieses Begriffs ermöglicht es, die Kostenstruktur eines Unternehmens besser zu verstehen und zu veranschaulichen.

Konkret sind die Betriebskosten die Ausgaben, die am häufigsten anfallen und sich am unmittelbarsten auszahlen. Diese Ausgaben sind für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens notwendig, um dessen stetiges Wachstum zu gewährleisten.

Die Betriebskosten lassen sich in zwei Unterkategorien einteilen:

Die Vertriebs-, Verwaltungs- und allgemeinen Kosten (SG&A) sind die laufenden Ausgaben, die für den Betrieb und das Wachstum des Unternehmens erforderlich sind:

• Personalwesen: Gehälter der Mitarbeiter und Sozialabgaben (Bereiche Buchhaltung, Marketing, IT, Verwaltung usw.);
• Entwicklungskosten: Marketing- und Werbebudget sowie die monatlichen Kreditraten;
• Immobilienkosten: Miete, Versicherung.

Die Kosten der verkauften Waren (COGS) sind die Kosten, die mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind:

• materielle Ressourcen: Rohstoffe, Bauteile;
• Energieressourcen: Wasser, Gas, Strom;
• Logistikkosten: Dienstreisen, Geschäftsreisen, Lieferungen.

Anmerkung: Ein Großteil der Betriebsausgaben lässt sich als „Verbrauchsmaterial“ bezeichnen, da sie keine langfristige Investition darstellen. Die Betriebsausgaben werden daher in der Regel im selben Abrechnungszeitraum bezahlt und „verbraucht“.

Im Hinblick auf das Cash-Management trägt die Priorisierung der Betriebsausgaben zur Glättung der Zahlungsströme und somit (vorausgesetzt, es erfolgt eine effiziente Steuerung) zu einer Optimierung des Betriebskapitalbedarfs (BFR) bei.

CAPEX verstehen

Definition

Im Gegensatz zu den Betriebsausgaben (OPEX) bezeichnen die Investitionsausgaben (CAPEX) Ausgaben für Investitionen und sind daher stärker auf das langfristige Wachstum des Unternehmens ausgerichtet.

Investitionsausgaben haben einen großen Einfluss auf den Betriebskapitalbedarf, da sie in der Regel eine erhebliche finanzielle Verpflichtung darstellen, deren Kapitalrendite (ROI) sich erst schrittweise und nach mehreren Monaten oder Jahren bemerkbar macht.

CAPEX können verschiedene Arten von Investitionen umfassen, zum Beispiel:

• der Kauf von Fahrzeugen;
• die Anschaffung von IT-Ausrüstung (Computer);
• der Kauf von Produktionsanlagen (Werkzeugmaschinen);
• die Optimierung der Ausrüstung.

Die Aktionäre eines Unternehmens beobachten die Investitionsausgaben (CAPEX) mit Argusaugen, da diese Aufschluss über die längerfristigen Wachstumsaussichten geben und somit auf einen schrittweisen Anstieg der Gewinne und Dividenden hindeuten können.

Gut zu wissen: Investitionsausgaben können sowohl intern (aus dem Eigenkapital des Unternehmens) als auch über andere Lösungen wie Fremdkapital oder Crowdfunding finanziert werden.

Versteckte Kosten

Auch wenn CAPEX eine einmalige (und in der Regel hohe) Investition darstellen, wäre es falsch anzunehmen, dass der Kauf die einzige Ausgabenquelle ist. 

Tatsächlich sind mit einer Investitionsausgabe oft zusätzliche Kosten verbunden, die für deren Instandhaltung erforderlich sind, wie zum Beispiel:

• die Nebenkosten (Strom, Klimaanlage);
• Lagerung (Einnahmeausfälle aufgrund des belegten Platzes);
• die technische Wartung (Reinigung, Aktualisierung).

Um die zahlreichen Faktoren zu ergänzen, die bei einer Investitionsausgabe zu berücksichtigen sind, ist es ratsam, die Nutzungshäufigkeit der CAPEX zu berücksichtigen. Dies erleichtert die Berechnung des ROI und hilft dabei, den Zeitpunkt der Rentabilitätsschwelle zu bestimmen.

OPEX oder CAPEX: das Dilemma jedes Unternehmens

Die Herausforderungen

Sowohl OPEX als auch CAPEX stellen zwei sich ergänzende Kategorien dar, die für den Erhalt (OPEX) und das Wachstum (CAPEX) des Unternehmens unerlässlich sind. Es liegt daher auf der Hand, dass die Frage nach dem Gleichgewicht zwischen diesen beiden Ausgabenarten für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.

Da diese Ausgaben die Grundpfeiler der Wertschöpfung sind, haben alle Hebel zur Optimierung Ihres Cash-Managements erhebliche Auswirkungen auf Ihre strategischen Entscheidungen zwischen Betriebsausgaben (OPEX) und Investitionsausgaben (CAPEX).

Während Investitionsausgaben in vielen Industriezweigen, in denen Schwermaschinen zum Einsatz kommen, manchmal unvermeidlich sind, ist die Entscheidung im IT-Bereich weitaus komplexer.

„Ist es besser, eine wiederkehrende Aufgabe an einen Dienstleister zu delegieren (OPEX) oder lieber in die erforderliche interne Ausrüstung zu investieren (CAPEX)?“ – das ist die Art von Fragen, die sich viele Unternehmen regelmäßig stellen müssen.

Anmerkung: Die Entwicklung von Software as a Service (SaaS) und Cloud-Lösungen erweitert das Spektrum der Möglichkeiten und damit auch der Unsicherheiten weiter.

In jedem Fall bleibt die grundlegende Frage dieselbe: Wie lässt sich ein Gleichgewicht zwischen kurzfristigen und langfristigen Ausgaben wahren?

Je nach Kontext wählen

Je nach wirtschaftlicher Lage und Unternehmensbranche wird der Schwerpunkt eher auf der einen oder der anderen Ausgabenkategorie liegen. Insgesamt führt eine Situation finanzieller Instabilität (sei es aufgrund interner Faktoren oder einer globalen Wirtschaftskrise) zu höheren Betriebsausgaben (OPEX).

Da sie regelmäßig anfallen, sind OPEX-Kosten besser vorhersehbar und erleichtern somit logischerweise die Erstellung längerfristiger Finanzpläne.

Um zudem die Investitionskosten für eine neue Struktur (Räumlichkeiten, Unternehmensfusionen usw.) abzufedern, entscheiden sich viele Geschäftsführer für die OPEX, indem sie die Kosten (Miete, Darlehenszahlungen usw.) auf monatlicher Basis verteilen.

So werden Investitionsausgaben (CAPEX) eher vor dem Hintergrund von Wachstum und wirtschaftlichem Wohlstand für das Unternehmen in Betracht gezogen. Ohne solche Zukunftsaussichten bieten Betriebsausgaben (OPEX) mehr Sicherheit.

Entscheidungsfindung

Die Entscheidung zwischen OPEX und CAPEX wird im Rahmen der jährlichen Haushaltsplanung (in der Regel im Herbst des Vorjahres) getroffen.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, ist es notwendig, jede Ausgabe genau zu verstehen, insbesondere indem man ihre Art und die damit verfolgten Ziele definiert. 

Da mit der Zeit auch Erfahrung gesammelt wird, können unternehmensspezifische Regeln erstellt werden, um die Entscheidungsfindung für jede Ausgabenposition zu unterstützen oder sogar zu automatisieren.

Betriebsausgaben und Investitionsausgaben stellen somit jeweils auf ihre Weise die Kostenquellen Ihres Unternehmens dar.