Procedure e obblighi: capire la fatturazione in Svizzera nel 2022

A seconda dei beni e dei servizi venduti, del costo della transazione, della natura del destinatario o delle dimensioni della vostra azienda, le procedure e gli obblighi da rispettare per l’emissione della fattura non saranno gli stessi. Volete sapere tutto sulle sottigliezze di questo documento contabile? Seguite la guida!

In quali casi è necessario emettere una fattura?

Definizione di una fattura

La fattura è un documento contabile che attesta un acquisto o una vendita e fornisce tutte le informazioni necessarie relative a una transazione. 

La validità di tale registrazione presuppone necessariamente il consenso reciproco delle parti contraenti, sia esso espresso o tacito. È tuttavia sufficiente un accordo sui punti essenziali del contratto in questione.

Buono a sapersi: la risoluzione di un’eventuale controversia relativa a aspetti secondari della fattura spetta a un giudice.

Richiesta dal destinatario ed emessa dal fornitore, la fattura offre tre garanzie fondamentali relative a:

• l’origine dell’operazione;
• l’integrità della transazione;
• l’autenticità della transazione.

Per le prestazioni (beni e servizi) il cui importo è inferiore a 400 CHF, non è obbligatorio emettere una fattura: è sufficiente rilasciare uno scontrino senza indicare il nome e il cognome del destinatario.

Oltre tale importo, il documento contabile è legalmente valido in diverse forme, quali:

• il contratto;
• la ricevuta;
• la nota di credito;
• lo scontrino, il buono o la ricevuta di cassa (da registratore di cassa o elettronica).

Attenzione: alcuni documenti, al contrario, non hanno valore di fattura; è il caso, in particolare, di:

• i fax;
• moduli d’ordine;
• bolle di consegna;
• i registri di fatturazione;
• e-mail;
• fatture inviate per via elettronica.

Inoltre, le fotocopie e le copie godono di un diritto limitato.

Tuttavia, il principio della libertà dei mezzi di prova sancito dall’articolo 958F del «Libro quinto: diritti e obblighi» attribuisce lo stesso valore probatorio alle fatture, indipendentemente dal fatto che siano redatte in formato cartaceo, elettronico o digitalizzato (su decisione del Consiglio federale).

La legge federale che integra il Codice civile svizzero precisa quindi che l’importante è che i documenti contabili garantiscano il collegamento con la transazione in questione e rimangano a disposizione in ogni circostanza, per un periodo minimo di 10 anni a partire dalla chiusura dell’esercizio. 

Ruolo nella contabilità

La procedura di fatturazione riveste un ruolo centrale nella contabilità di un’impresa. Per questo motivo, oltre al principio della libertà dei mezzi di prova, esiste il principio della regolarità della contabilità (di cui all’articolo 957). 

Quest’ultimo stabilisce che ogni transazione fatturabile deve:

• essere registrata integralmente;
• essere registrata in modo sistematico;
• essere registrata in modo tracciabile;
• essere presentata in modo chiaro e leggibile;
• essere comprovata da un documento contabile;
• essere adeguata alla natura e alle dimensioni dell’impresa fornitrice.

Pertanto, la fattura è un documento che non solo consente di ricostruire l’integralità delle transazioni effettuate dall’azienda, ma contribuisce anche (se integrata con gli altri elementi contabili) a fornire un quadro fedele del patrimonio dell’azienda, della sua situazione finanziaria e dei suoi risultati.

Destinatari

Sebbene la richiesta di una fattura da parte del destinatario possa essere rivolta sia a un fornitore di servizi, sia a un fornitore o a un creditore, non tutte le aziende svizzere sono tenute a tenere la stessa contabilità.

Alle società il cui fatturato nell’ultimo esercizio contabile è inferiore a 500 000 CHF viene applicata una contabilità semplificata. Tale contabilità terrà conto esclusivamente delle loro entrate e uscite, nonché del loro patrimonio.

Le stesse disposizioni si applicano a:

• le associazioni e le fondazioni esentate dall’obbligo di iscrizione nel Registro di commercio;
• le fondazioni esentate dall’obbligo di designare un organo di revisione.

Al contrario, le imprese il cui fatturato ha superato la soglia dei 500’000 franchi svizzeri nell’ultimo esercizio contabile sono tenute a tenere una contabilità completa. 

Nota bene: questa misura è rivolta in particolare alle imprese individuali, alle società di persone e alle persone giuridiche.

Come si modifica una fattura?

Elementi obbligatori di una fattura

Tra gli elementi obbligatori di una fattura, tre sono soggetti a una normativa specifica.

La firma

La giurisdizione svizzera tiene conto dei progressi tecnologici e, di conseguenza, autorizza l’uso della firma elettronica come convalida del documento contabile.

Sebbene sia facoltativa, questa procedura può facilitare l’autenticazione e la verifica dell’integrità dei dati trasmessi. Il principio della libertà dei mezzi di prova ne fa un’alternativa pratica alla firma su supporto cartaceo.

Elemento fondamentale per la società, la firma (elettronica o meno) ha come obiettivo principale quello di garantire una maggiore protezione contro la modifica a posteriori di alcune clausole contrattuali, che potrebbe passare inosservata.

Trova spazio nei documenti che ne fanno parte:

• alla deduzione dell’imposta;
• alla riscossione dell’imposta;
• al recupero dell’imposta.

Il prezzo

L’importo della controprestazione (consegna di beni o prestazione di servizi) è ovviamente indicato sulla fattura. 

Poiché la fatturazione può riguardare una transazione internazionale, è importante sapere in quale valuta o valute debba essere espressa la tariffa:

• Corrispettivo nazionale. Quando la transazione avviene esclusivamente all’interno dei confini svizzeri, i prezzi possono essere espressi solo in franchi svizzeri.
• Corrispettivo internazionale. Se il destinatario della vendita o del servizio risiede all’estero, l’importo totale è espresso in CHF ma deve essere convertito anche nella valuta di origine del cliente.
• Partner commerciale internazionale. Se, al contrario, la vostra azienda agisce in qualità di destinatario nell’ambito di una transazione B2B, gli importi sono espressi nella valuta del fornitore e il prezzo totale deve essere convertito in franchi svizzeri.

Buono a sapersi: la conversione delle valute può essere effettuata, in particolare, utilizzando il tasso di cambio ufficiale pubblicato dall’Amministrazione federale delle dogane.

Oltre alle operazioni bilaterali, la contabilità generale di una società viene tradizionalmente tenuta nella valuta nazionale o nella valuta più comunemente utilizzata nelle sue attività.

La lingua predefinita di una fattura è una delle lingue nazionali (francese, italiano, tedesco) oppure, se più pratico, l’inglese.

L’imposta sul valore aggiunto (IVA)

Si ricorda che l’IVA applicabile alle vostre tariffe dipende dalla vostra attività e può essere di tre tipi:

• L’aliquota normale: 7,7%. Si applica alla maggior parte delle vendite, quali veicoli, gioielli, abbigliamento o alcolici, nonché ai servizi prestati.
• L’aliquota speciale: 3,7%. Si applica principalmente ai settori dell’ospitalità e dell’industria alberghiera.
• L’aliquota ridotta: 2,5%. Si applica in particolare ai beni di consumo quotidiano (prodotti alimentari), alla salute (farmaci) e alla cultura (libri e giornali).

Per comprendere meglio l’IVA, vi invitiamo a familiarizzarvi con i suoi principi fondamentali, le aliquote e le esenzioni. Poiché ogni caso è unico, potete anche rivolgervi a un esportatore autorizzato o all’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) per una consulenza.

Richiesta di fattura

Oltre all’obbligo per le imprese di tenere una contabilità completa e veritiera, la fattura è un documento che ogni destinatario di una prestazione il cui valore superi i 400 CHF ha il diritto di richiedere.

L’emissione della fattura può quindi essere gestita sia dal fornitore del servizio che da un subappaltatore (in tal caso si parla di outsourcing). In ogni caso, spetta al fornitore del servizio la responsabilità dell’autenticità del documento contabile.

Nota bene: la fattura è un documento contabile necessario per garantire la detrazione dell’imposta a monte e può essere emessa sia a nome di una persona fisica che di una persona giuridica.

In questo contesto, è indispensabile indicare il fornitore (prestatore), il cliente (destinatario) e la prestazione fornita. Altre indicazioni possono essere rese obbligatorie ai sensi dell‘articolo 26 della legge federale sull’IVA.

Pagamento di una fattura

Sebbene sia possibile indicare un termine di pagamento sulla fattura, l’assenza di tale termine implica che il pagamento possa essere richiesto immediatamente. 

In caso di ritardo nel pagamento, l’articolo 104 della legge federale che integra il Codice civile stabilisce che:

• Il debitore messo in mora è tenuto a pagare un interesse di mora annuo del 5%. Qualora nel contratto fosse stato precedentemente concordato un tasso inferiore, questo viene sostituito dal tasso del 5%.
• Qualora l’aliquota indicata nella fattura (ad esempio l’aliquota di sconto nel B2B) sia superiore al 5% dell’aliquota di mora, si applica quest’ultima.

Buono a sapersi: in Svizzera, il pagamento delle fatture richiede in media dai 10 ai 30 giorni e oltre i due terzi vengono saldati in meno di un mese.

Poiché ogni caso è specifico, l’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) è in grado di fornire ulteriori informazioni per assistervi nelle vostre procedure di fatturazione.

I suoi recapiti:

Amministrazione federale delle contribuzioni

Via dell’Eiger 65

3003 Berna

Telefono: +41 58 46 271 06

In sintesi:

• la fattura consente di verificare l’autenticità della controprestazione;
• la fattura ha valore legale solo previo accordo di entrambe le parti (fornitore e destinatario);
• la fattura è obbligatoria per le transazioni che superano la soglia di 400 CHF;
• la fattura ha lo stesso valore probatorio sia che sia emessa in formato cartaceo o elettronico (nel rispetto del principio della libertà dei mezzi di prova);
• la fattura è redatta sia nella valuta utilizzata principalmente dal prestatore di servizi che in quella utilizzata dal destinatario;
• la fattura prevede un’aliquota IVA variabile a seconda del servizio in questione;
• la fattura deve essere fornita obbligatoriamente su semplice richiesta del beneficiario;
• Il ritardo nel pagamento della fattura comporta, come minimo, un tasso di mora annuo del 5%.