Gestire la liquidità della propria azienda: 23 consigli per rimanere in attivo!

La crisi sanitaria legata al Covid-19 ha portato a una nuova presa di coscienza tra i dirigenti aziendali, sia delle PMI che delle multinazionali. Infatti, secondo un sondaggio IFOP pubblicato nel giugno 2020, il 22% degli intervistati ritiene che la gestione della liquidità debba diventare la priorità assoluta delle aziende. 

Da dove cominciare? Quali leve azionare? Quali insidie evitare? Ecco 23 consigli per gestire efficacemente la vostra liquidità e finanziare la crescita della vostra azienda nelle migliori condizioni possibili.

#1 Elaborare un piano di previsione di cassa

La gestione della liquidità non è un compito da svolgere all’ultimo minuto. È quindi fondamentale che il dirigente d’azienda adotti una visione a lungo termine per anticipare le eventuali difficoltà finanziarie che potrebbero presentarsi.

Infatti, elaborare un piano di liquidità previsionale consentirà di individuare con sufficiente anticipo i periodi di calo dell’attività, in modo da poter prendere le decisioni giuste in anticipo.

Ma al di là della stagionalità degli incassi, il piano di tesoreria previsionale includerà anche delle simulazioni delle conseguenze che potrebbero derivare da eventuali costi e deficit straordinari, al fine di essere preparati a ogni eventualità.

#2 Comprendere le specificità della vostra azienda

Sono moltissimi i fattori, sia interni (modello di business, catena di produzione, modalità di finanziamento…) che esterni (conjuncture economica, concorrenza, quadro normativo…), che possono influire sulla liquidità di un’azienda. È quindi fondamentale conoscere bene le diverse esposizioni della propria azienda per gestire al meglio il rischio di liquidità. 

Infatti, se alcuni eventi negativi, come un calo del fatturato, possono incidere sulla vostra liquidità, è importante ricordare che anche eventi positivi, come una crescita sostenuta dell’azienda, possono mettervi in difficoltà se non vengono adeguatamente anticipati.

#3 Utilizzare gli strumenti di gestione giusti

Oggi le aziende utilizzano due grandi categorie di strumenti per la gestione della tesoreria: i fogli di calcolo e i software specializzati.

Gestire la liquidità con Microsoft Excel

Il famoso foglio di calcolo Excel, che ad oggi rappresenta la soluzione più diffusa tra le microimprese e le PMI, offre un’ampia gamma di funzionalità per monitorare la liquidità aziendale e realizzare proiezioni finanziarie.

Tuttavia, sebbene Excel consenta di eseguire ogni tipo di operazione e reportistica, in particolare grazie alle tabelle dinamiche, alle formule e alle macro VBA, alcuni utenti preferiscono orientarsi verso soluzioni con un’esperienza utente più curata.

Ricorrere a un software di gestione della tesoreria specializzato

L’interfaccia visiva e intuitiva dei software di gestione della tesoreria facilita non solo la comprensione da parte dell’utente, ma anche la comunicazione con i collaboratori e i partner esterni all’organizzazione (commercialisti, investitori, istituti di credito, ecc.).

Visualizzazione in tempo reale della posizione di cassa, simulazione di diversi scenari finanziari, sincronizzazione automatica dei dati: questo tipo di software offre ai responsabili delle decisioni una visione a 360° dell’orizzonte economico e finanziario dell’azienda, riducendo al minimo il margine di incertezza dovuto all’errore umano.

Sempre più presente nei software specializzati nella gestione della tesoreria, l’Intelligenza Artificiale affianca inoltre il dirigente d’azienda nel processo decisionale attraverso una gamma di strumenti di supporto decisionale.

#4 Creare un modello di bilancio mensile

Oltre a una visione a lungo termine della liquidità aziendale, una prospettiva a più breve termine offre una maggiore flessibilità. Per questo motivo, elaborare un budget aggiornato mensilmente consente di fissare obiettivi precisi, misurabili e con scadenze ben definite.

Più il budget mensile rispecchierà la realtà dell’azienda, più sarà possibile per i responsabili misurare l’impatto positivo o negativo delle loro decisioni in un determinato periodo, per poi ottimizzare o correggere il tiro.

Il bilancio mensile si aggiunge quindi al piano di tesoreria previsionale nella categoria degli strumenti di comunicazione destinati a partner e collaboratori, affinché tutti possano comprendere facilmente i dettagli di ogni entrata e uscita di fondi.

Incassi	Erogazioni
Fatturato IVA inclusa	Acquisti IVA inclusa
Sovvenzioni e conferimenti di capitale	Investimenti e riduzioni di capitale
Pagamenti dei clienti	Stipendi e oneri sociali
Proventi finanziari	Altre spese
Rimborsi fiscali	Imposte e tasse

#5 Creare un ecosistema di gestione completo

Esistono diversi strumenti che consentono di gestire i flussi di cassa di un’azienda, a tutti i livelli. Partiamo dal più generale per arrivare al più specifico:

• Il piano di liquidità previsionale. Esso offre una visione d’insieme a lungo termine degli obiettivi di sviluppo dell’azienda e delle difficoltà da prevedere.

• Il prospetto di cassa. Offre una panoramica più chiara dei flussi di cassa che entrano in gioco nel piano previsionale.

• Il piano di finanziamento. Fornisce una panoramica della struttura dei costi (e delle relative fonti di finanziamento) relative a un progetto specifico.

• Il prospetto dei flussi di cassa. Offre una panoramica più chiara delle fonti di finanziamento (e dei relativi periodi di attivazione) di un determinato progetto.

• Il bilancio mensile. Fornisce una panoramica delle entrate e delle uscite mese per mese.

#6 Delegare la gestione della tesoreria

Poiché la gestione della liquidità è un compito che non va preso alla leggera, è necessario dedicargli tutta la propria attenzione con regolarità. Purtroppo, l’agenda di un dirigente è spesso sovraccarica e anche la minima distrazione può causare una perdita di efficienza con conseguenze negative.

Buono a sapersi: uno studio di Harvard pubblicato nell’agosto 2018 mostra che il 36% del tempo di un amministratore delegato è dedicato alla gestione di compiti urgenti e imprevisti.

In un contesto del genere, la soluzione migliore sembra essere ancora quella di affidare la gestione della tesoreria a un tesoriere designato per le strutture più grandi, o magari a un dipendente di fiducia per quelle più piccole. In quest’ultimo caso, occorre tuttavia fare attenzione a che il suo programma giornaliero e le sue mansioni quotidiane non vengano, a loro volta, compromessi dalla gestione della tesoreria.

Attenzione: nonostante ciò, spetta comunque al dirigente verificare regolarmente l’accuratezza del proprio collaboratore.

#7 Analizzare attentamente il proprio bilancio

Una gestione efficace della tesoreria richiede inevitabilmente una comprensione approfondita della natura dei flussi finanziari, delle attività e delle passività dell’azienda, e questo è proprio il ruolo della contabilità aziendale!

Quando la contabilità non viene gestita internamente, per il dirigente è fondamentale avvalersi della collaborazione di un buon commercialista, al fine di individuare facilmente le principali voci di spesa e definire con maggiore precisione le priorità economiche. Più che uno specialista, il commercialista deve quindi possedere sufficienti doti didattiche per fornire al dirigente una visione chiara e aggiornata della propria situazione di cassa.

#8 Individuare le principali fonti di spreco

Uno degli elementi fondamentali per una buona gestione della liquidità consiste nell’individuare e ridurre al minimo le uscite di capitale superflue.

Infatti, spesso è possibile ridurre diverse spese, ad esempio:

• Il consumo di carta e i costi di stampa. La gestione elettronica dei documenti non solo consente di risparmiare, ma facilita anche l’accesso ai documenti.

• Lo spreco energetico (illuminazione, apparecchi elettronici, gas). Sensibilizzare il personale su queste questioni, sia economiche che ecologiche, rimane il modo migliore per ridurre al minimo delle spese il cui importo cresce lentamente ma inesorabilmente!

#9 Sensibilizzare i propri team

La comunicazione interna con i collaboratori deve avvenire nel modo più trasparente possibile. Solo così tutti saranno in grado di comprendere meglio il significato delle priorità stabilite dal dirigente, dalla direzione finanziaria e dalla tesoreria.

Condividere gli indicatori chiave, fare il punto sulla situazione economica attuale e futura dell’azienda, comunicare i principali settori di spesa: tutte queste sono buone pratiche per garantire che le vostre decisioni abbiano un senso.

Poiché ricorrere esclusivamente a misure coercitive per garantire il rispetto delle vostre decisioni è semplicemente controproducente, la priorità è invece quella di sviluppare e coltivare un vero rapporto di fiducia, in modo da poter condividere le vostre problematiche con quelle dei vostri collaboratori.
Da notare: questo approccio di sensibilizzazione prevede corsi di formazione periodici per il personale e l’applicazione pratica di casi concreti.

#10 Privilegiare i costi variabili

Le due principali fonti di costo possono essere suddivise in costi variabili e costi fissi. Il problema dei costi fissi è che non dipendono in alcun modo dai risultati dell’azienda.
Per affrontare al meglio i periodi di calo dell’attività, in cui tale situazione non comporta un aumento dei costi, l’ideale è quindi convertire il maggior numero possibile dei propri costi fissi in costi variabili.

#11 Retribuzioni più flessibili

Spesso gli stipendi e gli oneri sociali aumentano di pari passo con la crescita dell’azienda, tanto che a volte diventa presto difficile mantenere l’agilità e il margine di manovra necessari per far fronte ai periodi difficili.

Ricorrere a premi e bonus, alla tredicesima mensilità o ancora al lavoro interinale e ai lavoratori freelance aiuta il dirigente a gestire meglio i momenti di transizione senza mettere a repentaglio la retribuzione dei propri dipendenti e, di conseguenza, la sopravvivenza della propria azienda.

#12 Garantire un monitoraggio regolare

La gestione della liquidità non è una disciplina rigida. Al contrario, richiede una certa flessibilità per far fronte agli imprevisti che possono verificarsi in qualsiasi momento dell’anno.

Fatture non pagate, ritardi nelle consegne, accumulo di scorte… Anche se l’ottimismo ci spinge a sperare che tutto vada come previsto, cerchiamo di essere realistici: capita solo raramente.

A volte è quindi necessario rinviare alcune spese non essenziali per mantenere l’equilibrio di cassa. Un monitoraggio regolare della situazione finanziaria consente di individuare tempestivamente gli imprevisti e di gestirli meglio, stabilendo le priorità tra le diverse voci di spesa. Il rinvio di alcuni acquisti può così aiutare a tenere la testa fuori dall’acqua in caso di difficoltà.

#13 Prevedere i periodi di calma

Sebbene gli imprevisti siano, per definizione, imprevedibili, è comunque importante prepararsi al meglio. A tal fine, una modellizzazione a lungo termine dei flussi di cassa annuali rappresenta uno strumento fondamentale per anticipare i periodi difficili dell’anno.

Costi fissi, stagionalità, andamento di fondo… Il dirigente deve conoscere i principali fattori che incidono sulla liquidità, e farlo con sufficiente anticipo.

Di conseguenza, i principali punti critici nella gestione della liquidità possono essere individuati in anticipo e risolti più facilmente: adeguare il proprio modello di business o procedere a un aumento di capitale potrebbe, ad esempio, garantire una maggiore tranquillità all’azienda qualora se ne presentasse la necessità.

#14 Negoziare con la propria banca

Anche con tutta la buona volontà del mondo, può capitare di attraversare periodi in cui sembra che il cielo ti stia cadendo addosso. Per evitare di trovarsi a corto di liquidità, a volte è meglio prepararsi al peggio e concordare un fido con la propria banca.

Tuttavia, poiché la fiducia è ovviamente fondamentale per ottenere condizioni vantaggiose, l’ideale è presentare questa richiesta in un periodo di forte crescita della vostra azienda.

In questo modo potrete beneficiare di tassi più vantaggiosi e di un limite massimo più elevato, e sarete in grado di affrontare più facilmente le situazioni di crisi, purché queste rimangano di breve durata ed eccezionali.

#15 Costituirsi un capitale di sicurezza

Richiedere uno scoperto non è mai una decisione facile, per questo è sempre utile mettere da parte una percentuale dei propri profitti per poter far fronte alle difficoltà che possono presentarsi nella vita di un’azienda.

La costituzione graduale di un capitale di sicurezza vi aiuterà, ad esempio, a livellare la curva di spesa nella gestione della liquidità e ad affrontare più facilmente gli imprevisti più gravi (catastrofi naturali, furti, crisi economiche…). Grazie a questa strategia, sarà più semplice seguire l’alternanza tra cicli di espansione e cicli di consolidamento.

#16 Comprendere il fabbisogno di capitale circolante

L’altro aspetto della gestione della liquidità non consiste nel ridurre le spese, ma, al contrario, nell’ottimizzare i profitti. Sebbene a prima vista questo concetto possa sembrare «più facile a dirsi che a farsi», tenete presente che la liquidità si calcola secondo la formula:

Liquidità = Capitale circolante – Fabbisogno di capitale circolante

Il capitale circolante, ovvero le risorse disponibili in modo duraturo, deriva direttamente da tutte le possibili fonti di liquidità.

#17 Aumentare il fatturato

Come imprenditore, capita spesso di perdersi tra mille obiettivi e, a forza di correre senza alzare lo sguardo, di dimenticare alcuni principi fondamentali alla base della redditività di un’azienda.

È il caso, in particolare, della legge di Pareto (nota anche come legge dell’80/20), secondo la quale il 20% della vostra clientela genera l’80% del vostro fatturato. Sebbene non sia necessario applicare questa legge statistica alla lettera nella gestione aziendale, può essere opportuno prendersi una pausa per esaminare lo stato del proprio portafoglio clienti.

Forse vi renderete conto allora con sgomento che la maggior parte delle vostre risorse umane, di tempo e finanziarie è destinata al recupero crediti dai clienti morosi, alla negoziazione con clienti esigenti o alla gestione di piccoli ordini.

A seconda della scarsità della vostra offerta (e quindi dell’intensità della concorrenza), è possibile pianificare un aumento graduale ma costante dei prezzi, concentrando al contempo i vostri sforzi sulla fidelizzazione della clientela più redditizia. Promozione, consulenza e disponibilità sono quindi le parole chiave per raggiungere il vostro obiettivo.

Più in generale, l’analisi del vostro mercato deve portare a una definizione chiara e precisa del vostro cliente tipo. In questo modo, sarà più semplice rivolgersi in modo efficace al vostro pubblico attraverso i canali di comunicazione più adeguati.

Che si tratti di comunicazione digitale (social media mirati, white paper, newsletter, blog…), di pubblicità cartacea (volantini, banner…) o di partecipazione a fiere e conferenze, è fondamentale effettuare un’analisi approfondita del ritorno sull’investimento (ROI) delle vostre iniziative per ottimizzare la redditività.

A seconda del prodotto o del servizio venduto, sarà più opportuno puntare su pubblicazioni regolari di tipo «push» (andare a cercare il proprio pubblico) o «pull» (attirare il pubblico verso di sé), sempre con l’obiettivo di offrire un reale valore aggiunto.

Prevedere offerte promozionali per attirare i clienti nei periodi di calma è, ad esempio, una delle buone pratiche utilizzate per far fronte alla stagionalità dei ricavi.

#18 Analizzare e innovare

Rivedere regolarmente il proprio modello di business consente di innovare non solo l’offerta, ma più in generale l’intera catena di produzione.

Diverse fonti di ispirazione possono essere all’origine di tali ripensamenti, ovvero:

• il monitoraggio della concorrenza per rimanere all’avanguardia;
• l’analisi di mercato per rimanere in sintonia con il vostro target;
• i feedback dei clienti per ottimizzare il vostro tasso di soddisfazione;
• i feedback dei dipendenti per aumentare la vostra produttività.

Buono a sapersi: le tecniche tradizionali dei questionari di soddisfazione (per i clienti) o delle cassette dei suggerimenti (per i dipendenti) rimangono un ottimo modo per raccogliere opinioni costruttive!

#19 Mantenere l’equilibrio

Uno degli errori più comuni tra gli imprenditori è quello di dare importanza solo al fatturato. Vendere molto è positivo, ma l’importante è mantenere un margine consistente in un contesto di ordini regolari.
Una crescita stabile e sicura sarà sempre preferibile a una serie di piccoli ordini sparsi o a un unico ordine di grandi dimensioni. L’ideale è mantenere l’equilibrio per livellare la curva della vostra liquidità.

Inoltre, quando una parte delle vostre transazioni è denominata in valuta estera, potrebbe essere necessario adottare una strategia di copertura per proteggervi dal rischio di cambio e salvaguardare i vostri margini.

#20 Gestire i termini di pagamento dei clienti

Una delle principali difficoltà nella gestione della liquidità è quella di non avere sempre tutte le carte in mano per ottimizzarla, soprattutto quando i clienti ritardano i pagamenti. Garantire la puntualità dei propri partner richiede quindi una fatturazione tempestiva, che indichi chiaramente termini di pagamento precisi. 

Nota bene: i termini di pagamento superiori a un mese dovrebbero essere riservati esclusivamente ai vostri clienti più fedeli!
Sebbene le penali per ritardi di pagamento e le diffide rimangano un’opzione, è meglio fare tutto il possibile per evitare di ricorrervi: a tal fine, è opportuno definire una politica di sollecito chiara e sistematica, in modo da perdere il meno tempo (e pazienza) possibile.

#21 Selezionare la clientela adeguata

Per evitare che la liquidità venga compromessa dai crediti insoluti, la soluzione migliore è scegliere i clienti giusti fin dall’inizio. Anche se non tutti possono permettersi questo lusso, la progressiva maturazione dell’azienda può, prima o poi, consentire di effettuare questa selezione.

Per individuare quali saranno i vostri «filtri di selezione della clientela», è innanzitutto necessario conoscere bene la vostra offerta, i vostri valori e il pubblico a cui si rivolgono.

Più il vostro modello di business avrà successo, più sarà facile imporre le vostre regole del gioco, ad esempio:

• ridurre i termini di pagamento consentiti;
• ridurre il margine di negoziazione delle tariffe;
• ridurre la gamma delle vostre offerte per concentrarvi esclusivamente su quelle più redditizie.

#22 Incoraggiare il pagamento in contanti

Sebbene l’introduzione di barriere all’ingresso riduca le brutte sorprese nelle vostre collaborazioni commerciali, è necessario integrare la vostra politica di fatturazione con misure incentivanti.

Chi desidera ricevere pagamenti rapidi deve adottare le misure adeguate: offrire il pagamento online, diversificare i metodi di pagamento, premiare i clienti più puntuali con sconti… Tutti i mezzi sono buoni per invogliare i vostri partner a contribuire indirettamente alla buona salute della vostra liquidità!

#23 Migliorare la collaborazione con i fornitori

Prevedere un comportamento irreprensibile da parte dei propri partner implica, in cambio, fare prima ordine in casa propria. Per motivi di immagine, ma anche per ottenere condizioni più vantaggiose, è necessario mantenere un dialogo aperto e sincero con i propri fornitori e rispettare gli impegni presi.

Buono a sapersi: impostare degli avvisi a date e orari prestabiliti nella vostra agenda elettronica vi aiuterà a evitare eventuali dimenticanze o ritardi nei pagamenti.

Oltre a questa costanza, può essere utile rinegoziare periodicamente le tariffe con i propri fornitori, conducendo al contempo un’analisi della concorrenza, al fine di rafforzare la propria argomentazione…

Per le aziende coinvolte in transazioni internazionali, la gestione della liquidità diventa rapidamente complessa a causa delle fluttuazioni dei tassi di cambio. Per aiutarvi a gestire al meglio la vostra liquidità, b-sharpe vi permette di pagare le vostre fatture in valuta estera con estrema semplicità!